Mencetak Laporan

Share

Sebelum laporan dicetak ke printer,maka terlebih dahulu anda format sedemikian rupa,sehingga terlihat lebih rapi dan menarik.Maka dari itu lakukan Print Preview,sebelum proses pencetakan


A.Menentukan Area Pencetakan

1.Aktifkan file laporan yang akan dicetak,misalnya nama file Latihan4

2.Sorot range yang akan dicetak,misalnya range A1:G14

3.Klik menu File->Print Area->Set Print Area

4.Range yang disorot dibatasi dengan garis putus-putus


Untuk menampilkan batas pencetakan tersebut,gunakan ment View->Page Break Preview.
Akan terlihat garis berwarna biru sebagai batas pencetakan.Anda bisa menggantinya dengan cara menempatkan mouse pada garis tersebut,kemudian klik dan jangan di lepas,lalu drag sesuai keinginan.

Untuk menghapus batas pencetakan tersebut,gunakan klik pada menu File->Print Area->Clear Print Area


B.Mencetak Laporan ke Layar Monitor

Sebelum melakukan proses pencetakan ke printer,sebaiknya lakukan pencetakan ke monitor (Print Preview),sehingga anda dapat melihat contoh tampilan hasil pencetakan.Ikuti langkah berikut:

1.Aktifkan nama file laporan,misalnya Latihan3 seperti tersebut diatas

2.Klik menu File->Print Preview atau klik ikon Print Preview pada toolbar Standard

Pada tampilan Print Preview akan terlihat beberapa ikon untuk mengoptimalkan bentuk tampilan


-Next: untuk menampilan halaman berikutnya

-Previous: untuk menampilkan halaman sebelumnya

-Zoom: untuk memperbesar tampilan layar/mengembalikan ke bentuk tampilan sebelumnya

-Print: untuk mencetak lembar kerja aktif ke printer

-Setup: untuk mengatur format dan pengaturan lain dari lembar kerja yang akan dicetak

-Margin: untuk menampilkan dan mengatur batas pencetakan/margin

-Close: untuk menutup tampilan Print Preview


C.Menentukan Ukuran Kertas,Kualitas,Orientasi dan Ukuran Hasil Pencetakan

1.Klik menu File->->Page Setup atau klik tombol Setup pada tampilan Print Preview

2.Dilayar akan terlihat kotak dialog Page Setup

3.Klik tab Page

4.Pada bagian Orientation untuk menentukan arah pencetakan,dengan pilihan Portrait (vertikal) dan Landscape (horizontal)

Apabila laporan yang akan dicetak tidak cukup dalam satu halaman secara tegak,maka gunakan pilihan Landscape

5.Pilihan Adjust to digunakan untuk menyesuaikan data yang akan dicetak dengan kertas yang akan digunakan,yaitu dengan menentukan ukuran prosentasenya

6.Pilihan Paper Size digunakan untuk memilih jenis kertas yang akan digunakan dalam pencetakan.Misalnya ukuran kwarto,maka anda pilih A4

7.Pada bagian Print Quality,klik pilihan High untuk menentukan kualitas pencetakan

8.Apabila pengaturan sudah sesuai keinginan,klik tombol OK dan laporan siap untuk di cetak


D.Mengatur Batas Pencetakan

1.Klik menu File->Page Setup dan di layar akan terlihat kotak dialog Page Setup

2.Klik tab Margins

3.Top berfungsi untuk menentukan batas atas pencetakan

4.Bottom berfungsi untuk menentukan batas bawah pencetakan

5.Left berfungsi untuk menentukan batas kiri pencetakan

6.Right berfungsi untuk menentukan batas kanan pencetakan

7.Klik pilihan Horizontal pada bagian Center on page untuk meletakkan pencetakan di tengah-tengah kertas,demikian juga dengan pilihan Vertically untuk meletakkan pencetakan di tengah kertas secara vertikal

8.Klik tombol OK


Selain dengan cara di atas,dapat pula dilakukan dari tampilan Print Preview.Langkah-langkahnya:

1.Pastikan laporan ditampilkan dalam Print Preview

2.Klik ikon Margins untuk menampilkan batas-batas pencetakan.Untuk menyembunyikan tampilan garis margin,maka klik sekali lagi

3.Tempatkan mouse pointer pada posisi margin yang akan dirubah,misalnya tempatkan pada bagian margin kanan

4.Klik dan jangan dilepas,kemudian geser ke kanan atau ke kiri untuk merubahnya

5.Lakukan hal yang sama untuk margin yang lain


E.Menambahkan Header dan Footer

Header berisi keterangan yang berada di bagian atas setiap halaman pencetakan,sedangkan di bagian bawah pencetakan.Ikuti cara berikut ini:

1.Klik menu File->Page Setup

2.Akan terlihat kotak dialog Page Setup

3.Klik tab Header/Footer

4.Klik dropdown pada bagian Header untuk memilih teks Header yang tersedia,begitu juga dengan Footer

5.Jika anda ingin menyisipkan teks lain,maka klik tombol Custom Header atau Costum Footer.Misal,Custom Header

6.Kotak Dialog Header akan terlihat di layar

7.Pada bagian Left Section,ketik teks yang ingin ada tulis

8.Klik bagian Center Section,kemudian klik ikon tanggal

9.Klik tombol OK untuk menutup kotak dialog Header dan kembali ke tab Header/Footer

10.Klik tombol OK untuk menutup kotak dialog Page Setup



F.Mencetak Lembar Kerja

1.Klik menu File->Print atau Ctrl+P atau pilih salah satu dari cara berikut:


¤Klik ikon Print pada toolbar Standard

¤Klik menu File->Print Preview,kemudian klik tombol Print

¤Klik menu File->Page Setup dan di layar terlihat kotak dialog Page Setup,kemudian klik tombol Print


2.Klik pilihan jenis printer yang akan digunakan pada bagian Name

3.Klik pilihan All pada bagian Print range untuk mencetak seluruh halaman laporan.Atau juga anda dapat menentukan halaman tertentu dengan memilih halaman awal pada bagian Page(s) From dan halaman akhir pada bagian To

4.Tentukan jumlah salinan cetakan pada pilihan Number of copies,misalnya 5,maka satu halaman akan dicetak sebanyak 5 kali

5.Bila menentukan pilihan-pilihan lain,klik tombol Properties

6.Tentukan pilihan seperlunya,misalnya pada bagian BJ Catridge,pilih Colour

7.Klik tombol OK untuk menutup kotak dialog Properties

8.Siapkan kertas secukupnya pada printer

9.Klik tombol OK