Database

Share

Disamping kemampuan dalam perhitungan,Microsoft Excel juga mampu untuk melakukan proses database,misalnya mengurutkan data,memilih data,membuat rekapitulasi dan lain sebagainya.




A.Mengenal Database pada Excel

Database pada lembar kerja Excel,merupakan range yang berisi data yang disusun berdasarkan kolom dan baris.Setiap kolom berisi data sejenis yang disebut dengan field dan setiap field harus mempunyai judul kolom atau nama field.Setiap field terdiri dari beberapa baris data atau record dan setiap satu baris data disebut dengan satu record.



B.Mengurutkan Data

Sort merupakan salah satu fasilitas Excel yang sering anda gunakan dalam bekerja dengan Excel.Sort ini berfungsi untuk mengelompokkan atau mengurutkan data sesuai dengan kriteria.Misalnya anda akan mengurutkan data berdasarkan Nama Siswa.Ikuti cara di bawah ini :

1.Copy Sheet1,sehingga hasilnya menjadi Sheet1 (2)

2.Ubah nama Sheet1 (2) menjadi Sort Data

3.Pada nama sheet Sort Data tersebut,sorot tabel yang akan diurutkan (termasuk judul kolom/field name dan seluruh data)

4.Klik menu Data->Sort dan dilayar akan tampak kotak dialog Sort

5.Pada bagian Sort by tentukan kunci pengurutan,misalnya Nama Siswa.
Jika perlu,anda dapat memilih kunci pengurutan kedua dengan memilig pada bagian Then by

6.Klik pilihan Ascending untuk menentukan proses pengurutan secara menaik,yakni dari yang terkecil hingga ke yang terbesar.
Sedangkan pilihan Descending untuk pengurutan secara menurun,yaitu dari yang terbesar ke yang terkecil.

7.Klik tombol OK


Apabila anda akan mengurutkan data berdasarkan dua kriteria secara Ascendinig,maka ikuti cara berikut :

1.Sorot range

2.Klik menu Data->Sort,akan terlihat kotak dialog Sort

3.Pada kotak dialog tersebut,klik pilihan,misal Pekerjaan Orang Tua pada bagian Sort by

4.Klik pilihan Ascending

5.Pada bagian Then by,klik pilihan,misalnya Jumlah Dana sebagai kunci pengurutan kedua

6.Klik pilihan Ascending

7.Klik tombol OK



C.Memilih atau Menyaring Data dengan AutoFilter

Jika anda akan melakukan pencarian suatu data,maka anda dapat menggunakan fasilitas AutoFormat pada Excel.


a)Menyaring Database

1.Copy Sheet1,sehingga hasilnya menjadi Sheet1 (2)

2.Ubah nama Sheet1 (2) menjadi Filter Data

3.Sorot judul kolom/field name

4.Klik menu Data->Filter->AutoFilter

5.Layar akan menampilkan daftar pilihan atau (dropdown) di setiap judul kolom

6.Klik tombol daftar pilihan pada nama field (judul kolom) sesuai dengan kriteria yang diinginkan.


b)Menyaring Database dengan Custom AutoFilter

Bila anda akan memilih data dengan kriteria khusus yang anda tentukan sendiri,maka pakailah pilihan Custom.Ini langkah-langkahnya :

1.Klik daftar pilihan pada judul kolom,kemudian klik pilihan (Custom).

2.Akan terlihat kotak dialog Custom AutoFilter

3.Pilih operator relasi pertama sesuai dengan kriteria,yaitu is greater than (lebih besar dari)

3.Disebelah kanan operator tersebut,ketik angka yang diinginkan

4.Klik jenis operator And

5.Klik pilihan operator relasi kedua yaitu is less than (kurang dari)

6.Ketik angka yang diinginkan yang terletak di sebelah kanan operator tersebut

7.Klik OK


c)Menampilkan Kembali Seluruh Database

Ada dua cara yang dapat anda pilih untuk menampilkan kembali seluruh database secara lengkap :

1.Klik daftar pilihan pada kriteria yang anda gunakan.Kemudian klik pilihan All

2.Atau klik menu Data->Filter->Show All


d)Mengakhiri Penggunaan Fasilitas AutoFilter

Jika anda ingin mengakhiri penggunaan fasilitas penyaringan database tersebut,maka gunakan klik pada menu Data->Filter->AutoFilter.Dengan perintah tersebut,maka fasilitas AutoFilter (simbol daftar pilihan/dropdown)akan secara otomatis dihilangkan.



D.Menghitung Subtotal Database

Subtotal merupakan salah satu fasilitas pada Excel untuk memberikan nilai tertentu pada setiap kelompok data.Cara menggunakanny antara lain :

1.Copy Sheet1,sehingga hasilnya menjadi Sheet1 (2)

2.Ubah nama Sheet1 (2) menjadi SubTotal Data

3.Urutkan (sort) database tersebut berdasarkan field misal Pekerjaan Orang Tua secara Ascending

4.Sorot seluruh database yang telah diurutkan (termasuk judul kolom/field dan seluruh record)

5.Klik menu Data->Subtotal,dan di layar akan terlihat kotak dialog Subtotal

6.Pada bagian At each change in,klik pilihan misal Pekerjaan Orang Tua,karena data dikelompokkan/diurutkan berdasarkan Pekerjaan Orang Tua

7.Pada bagian Use function tentukan fungsi yang akan digunakan,misalnya klik pilihan fungsi SUM

8.Pada bagian Add subtotal to,klik atau tandai dengan ceklist pilihan misal Jumlah Sumbangan,sehingga anda akan menghitung subtotal Jumlah Sumbangan untuk setiap pekerjaan orang tua.

9.Klik tombol OK