Journal

Share

Anda dapat membayangkan Journal sebagai sebuah database dimana tersimpan setiap catatan interaksi anda dengan kontak tertentu,yang anda pilih untuk dicatat.
Journal mengerjakan,antara lain menyimpan e-mail,meeting,atau task yang diberikan pada kontak tertentu.And dapat menggunakannya untuk melakukan tracking,monitoring performa atau sekadar pengingat aktivitas yang telah terjadi.

tampilan journal

MENGAKTIFKAN JOURNAL

Bisa jadi anda tidak mendapatkan icon Journal pada Navigation Pane,jika ini yang terjadi,ikuti langkah-langkah mengaktifkan Journal sebagai berikut :



Langkah 1
Pada Navigation Pane,klik Configure buttons dan pilih menu Navigation Pane Options

Langkah 2
Pada window Navigation Pane Options,centang pada pilihan Journal,anda juga dapat mengatur posisi icon dengan memilih Move Up atau Move Down.Klik OK untuk melanjutkan.

Langkah 3
Icon Journal telah tersedia pada Navigation Pane.

journal

JOURNAL VIEW

Journal dapat dilihat dengan berbagai bentuk tampilan view,diantaranya adalah sebagai berikut :

By Type


By Contact


By Category


Entry List


Last Seven Days


Phone Calls


Outlook Data Files




TAB JOURNAL

Ribbon yang tampil pada tab journal saat anda membuat baru atau mengedit journal adalah sebagai berikut :

Terdapat 5 grup utama,yaitu :

 Actions : terdiri dari Save & Close,Forward dan Delete

 Timer : terdiri dari Start Timer dan Pause Timer

 Options : tersedia opsi Categorize dan Private

 Names : tersedia opsi Address Book dan Check Names

 Proofing : di sini anda dapat menggunakan tools,seperti Spelling & Grammar,Research,Translate,Set Langunge,dan seterusnya.




MENGATUR OPSI JOURNAL

Pengaturan opsi journal adalah hal yang harus dilakukan untuk menginstruksikan pekerjaan yang harus dilakukan oleh "sekretaris" bernama Activity Tracker ini.

Langkah 1
Pilih menu Tools I Options untuk menampilkan window Options,yang secara default berada pada tab Preferences.

Langkah 2
Klik pada Journal Options untuk menampilkan window Journal Options.Di sini anda dapat menentukan untuk merekam kegiatan apa saja (E-mail Message,Meeting Cancellation,Meeting Request,dan seterusnya),untuk kontak siapa saja yang tertera pada daftar kontak.Semakin banyak pilihan anda,akan semakin memperbesaq ukuran database yang harus disimpan.




MEMBUAT JOURNAL BARU SECARA MANUAL

Walaupun pencatatan aktivitas dilakukan secara otomatis,tidak tertutup kemungkinan anda ingin membuat Journal secara manual.Untuk membuat Journal baru,pilih menu File I New I Journal Entry atau dengan menekan shortcut Ctrl+N.

Field-field yang dapat diisi adalah :

 Subject : berisi judul journal

 Entry Type : merupakan berbagai pilihan seperti Note,Phone Call,Remote Session dan seterusnya.

Company : berisi nama perusahaan

Start Time : mulai pencatatan Journal

Duration : menentukan durasi journal,waktu maksimal adalah 2 minggu.




Source : berbagai sumber